第一章 总则

第一条 为了加强学校档案工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则》等规定，结合本校实际，制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指学校在人才培养、科学研究、社会服务和文化传承创新中直接形成的对师生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 学校档案是学校各项工作的真实记录，是重要的信息资源和历史凭证，是党和国家的宝贵财富。学校档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和开发利用。

第四条 档案工作是学校建设的重要基础工作，纳入学校整体发展规划，实行统一领导，集中管理。

第五条 学校严格实行部门立卷归档制度，使档案工作做到：纳入各部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第六条 学校档案工作由校长领导，其主要职责：

（一）贯彻执行有关档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；

（二）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；

（三）建立健全与办学规模相适应的档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；

（四）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。

第二章 机构设置和人员配备

第七条 学校成立档案工作领导小组，组长由校长担任。

档案工作领导小组的职责是：负责学校档案工作的统筹协调、发展规划、规章制度建设、档案检查评估等工作。对各单位档案工作进行监督、检查和考核。

第八条 学校档案馆直属学校领导，接受学校档案工作领导小组工作指导。档案馆是全校档案工作组织、协调和管理的部门，为广大师生和社会提供档案信息服务。

第九条 档案馆配备符合要求的档案库房和管理设施。

需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是学校档案馆的分支机构。

第十条 档案馆的主要职责

（一）根据档案和校史线索，梳理学校发展历史脉络，构建学校鲜明的文化体系；

（二）负责档案管理规章制度的制定以及全校档案管理工作的总结、检查、考核、评比；

（三）负责档案文书和信函处理；

（四）负责二级单位档案管理工作的业务指导、监督与检查，开展专、兼职档案人员的业务培训；

（五）负责档案的接收、征集、整理、分类、保管、统计、鉴定、销毁工作；

（六）为学校教学、科研、管理等各类工作提供档案的查阅、借阅与咨询服务；

（七）负责数字档案馆的建设和普通档案的现代化管理，负责档案馆网站和档案管理信息系统的维护，档案文件级、案卷级数据库的建立和检索工具的编制等；

（八）负责编辑发行学校年鉴；

（九）负责历史档案和珍贵档案的抢救与保护；

（十）负责档案馆治安、消防和保密管理；

（十一）按照党委要求，做好全面从严治党工作，落实立德树人任务；

（十二）完成上级单位和学校交办的其他任务。

第十一条 校内各单位应确定单位档案管理分管领导，同时配备专职或兼职档案人员，兼职档案人员应在岗位职责中明确其档案管理任务。专职档案人员列入学校事业编制，专职档案人员编制数由学校根据档案工作实际情况确定。

（一）校内各单位分管档案工作领导职责

1.贯彻执行上级和学校档案管理的法律法规和方针政策，批准本单位档案工作规章制度；

2.将档案工作纳入本单位整体发展规划，促进档案信息化建设与单位其他工作同步发展；

3.落实本单位档案人员及职责、开展档案工作所需设备。

（二）校内各单位专职或兼职档案人员职责

1.按照学校有关规定，做好本单位档案材料的收集、保管、整理、归档工作，保证移交的档案材料齐全、系统、规范；

2.负责存放在本单位的档案材料的分类、组卷、编目、登记、保管和利用等工作；

3.做好本单位档案安全和保密工作；

4.接受学校档案馆的业务指导、监督和检查。

（三）档案馆负责人工作职责

在学校档案工作领导小组的领导下，负责全校档案管理工作规划、年度计划和管理制度的具体制订和实施。

（四）档案馆工作人员职责

1.贯彻执行有关档案工作的法律法规和方针政策；

2.拟订学校档案工作规章制度；

3.负责征集、接收、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案资料；

4.组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作；

5.开展学校档案的开放和利用工作；

6.对校内各单位档案工作进行业务指导、监督和检查；

7.利用学校档案开展多种形式的宣传教育活动；

8.开展档案管理、学术研究和交流活动。

第十二条 档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条 专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十四条 学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其能够享有相关规定的待遇。

学校对档案工作人员中的涉密人员，按照有关规定予以专项补助。

第三章 档案归档与管理

第十五条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高档案管理水平。

第十六条 归档范围根据国家规定和学校实际情况确定。

纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

第十七条 归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合相关专业规范和标准的要求。电子文件的归档按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理办法》执行。

第十八条 归档时间

（一）各单位每年三月底以前完成上一年度各种载体文件的归档工作；

（二）学生毕业照片，学生毕业后、当年9月底以前归档；学籍档案，学生毕业2年后归档；

（三）科研项目、基建项目、设备、产品和专题性、成套性档案在项目完成通过鉴定验收后二个月内向档案馆归档；

（四）财务档案由财务管理单位负责整理立卷，保管3年之后移交档案馆。

第十九条 归档手续：归档单位书写（打印）归档文件材料目录一式两份，填写档案移交清单，办理移交手续。

第二十条 档案馆应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。

第二十一条 档案馆应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，登记造册并经档案鉴定领导小组出具同意销毁的鉴定意见后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十二条 档案馆应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第二十三条 学校个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条 档案密级分为“绝密”“机密”“秘密”三级。凡是绝密级档案单独登记、保管；对一定时期内不宜公开交流的科技档案材料，亦按绝密级档案管理。

第二十五条 已归档的档案材料需要更改时，须由有关单位的负责人审查核准，分管校领导签署意见，并移交档案馆。

第二十六条 单位撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的移交手续，不得私自带走和销毁。

第二十七条 档案馆应做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作，逐步实现档案的标准化、规范化和现代化管理。

第二十八条 档案馆与相关单位应当对所存档案和资料的防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光、防磁等情况定期检查，消除安全隐患。

应当建立、健全档案库房的技术管理规章制度，由专人负责。

第二十九条 认真执行档案统计年报制度，并按照有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的开放和利用

第三十条 档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者，不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。

境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。

第三十二条 开放和利用档案必须遵循以下原则：

（一）学校内外单位和个人查阅已开放的档案，凭合法证明，说明利用档案的目的和范围，均可查阅，并可以摘录和复制；

（二）学校各单位查阅未开放的属本单位归档的档案，经办人可以直接到档案室查阅，查阅非本单位归档的重要档案，须经学校分管领导同意；

（三）外单位查阅未开放的学校档案，应持介绍信，注明身份，说明利用档案的目的和范围，需经学校分管领导批准后，方可查阅或复制；

（四）凡摘录、复制未开放的档案，应经学校分管领导批准，档案管理人员应进行认真核对，出具证明，盖章后，才能生效；

（五）港澳台同胞、海外华侨、外国机关或个人要求利用开放档案，应按国家有关规定办理。

第三十三条 利用党委常委会纪要、记录，须经党委书记审查批准；利用校长办公会纪要、记录，须经校长审查批准；利用财会、基建、科研及其他限制利用的档案，须经档案形成单位或者本人同意，并报请分管校领导审查批准。利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作单位批准。

第三十四条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。加盖档案馆公章的档案复制件，与原件具有同等效力。

第三十五条 档案馆设立专门的阅览室，为利用档案创造便利条件。

第三十六条 档案馆应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。

第三十七条 档案馆应当采取多种形式，积极开展档案宣传工作。

第五章 考核、奖励和处罚

第三十八条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度，对在档案工作中做出下列贡献的单位或者专、兼职档案工作人员，每年给予表彰与奖励：

（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；

（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；

（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；

（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给档案馆的；

（五）同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一的，学校根据实际情况对相关人员给予处理；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；

（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；

（三）涂改、伪造档案的；

（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；

（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；

（六）其他违反档案法律法规的行为。

第四十条 实行档案工作公告制度，公告归档情况、档案检查、考核结果等内容。

第六章 附则

第四十一条 本办法由档案馆负责解释。未尽事宜，应遵照国家有关规定执行。

第四十二条 本办法自印发之日起施行。原《金沙威尼斯欢乐娱人城档案管理办法》（川旅院〔2014〕163号）同时废止。