为使库藏档案既能充分发挥档案信息作用，又能维护档案材料的安全，防止档案材料的丢失、损毁，保证满足学校教学、科研及各项管理工作之需，特对档案文件材料的借（查）阅作以下规定：

一、凡本校教职工、学生，凭本人有效身份证件，在说明利用档案的目的、范围后，均可查阅利用本室保存的属公开范围的档案。

二、查阅非职能范围的密级档案，除按上述规定外，还应经学校办公室主任批准。查阅机密档案和重要会议记录，应经主管校领导同意，并限定查阅范围。

三、查阅中央、省、市文件，一般按规定阅读范围提供；越级查阅者，须经学校办公室主任批准；涉及人事和党内密级文件，查阅人必须是党员干部。

四、外单位查阅本校档案材料，应持单位介绍信（写明查阅人的政治面貌，查阅目的、范围等），经学校办公室主任批准后方可查阅；查阅秘密、机密、绝密档案，还需经分管校长批准后方可查阅。

五、查阅档案一般在档案阅览室进行，若因工作需要借出，必须按规定进行认真登记；借阅时间一般不超过一周，如在规定期限内不能归还，必须到档案室办理续借手续，续借时间不超过一周；归还时，应当面检查后注销；非职能范围的档案一律不外借。

六、批量借（查）阅、重要问题借（查）阅、或产生经济效益的借（查）阅，在归还借（查）阅档案材料时，认真填写《档案材料利用效果登记表》。

七、借、查阅档案的同志，应保证档案材料的完整与安全，不得转借他人，更不得涂改、拆散、抽换、损坏、丢失及泄密，违者视性质和情节严肃处理，直至追究法律责任。

八、复制档案材料，需经学校办公室主任同意，方可复制；出具档案证明必须依据原始档案材料，不得随意变更档案内容。

九、因私查阅档案，按规定办理手续后，档案室提供有偿利用服务。

十、学校各级领导干部及兼职档案员在工作调动时，应将所借的档案和保存在个人手中的档案材料，全部归还档案室后，方可办理离校手续。